Los robots de recepción ya no son una curiosidad de feria. Cada vez más clínicas se plantean poner uno en la entrada, o un tótem con pantalla, para que el paciente se registre solo. La pregunta que conviene hacerse antes de comprarlo no es cómo es el robot, sino qué puede hacer con la agenda de la clínica. Un robot que no está conectado al programa de gestión es una pantalla bonita; uno conectado hace trabajo de verdad.
El trabajo repetitivo del mostrador
Cualquiera que haya trabajado en la recepción de una clínica conoce la lista: «¿a qué hora tenía?», «¿en qué consulta es?», «ya he llegado», «¿cuándo me tocaría la próxima revisión?». Son preguntas sencillas, se repiten todo el día y mientras se contestan se forma cola en el mostrador. Mientras tanto, el teléfono suena y el paciente que necesita que una persona le explique algo espera.
Un robot conectado a la agenda puede quitarle a la recepción buena parte de ese trabajo. No sustituye a las personas: las deja para lo que necesita a una persona.
Qué puede hacer un robot conectado a DriCloud
Un robot de recepción conectado a DriCloud trabaja contra la agenda clínica a través de la API de DriCloud. Estas son las operaciones que puede hacer:
- Identificar al paciente por su teléfono o por su DNI, NIE o pasaporte.
- Encontrar su cita del día y confirmarle la hora, el profesional y la consulta o sala a la que tiene que ir.
- Marcarlo como llegado en la agenda, para que el profesional lo vea «en espera» en su pantalla al momento. También puede cambiar el estado a «en consulta» y «finalizada».
- Dar de alta a un paciente nuevo con su nombre, apellidos, teléfono y fecha de nacimiento, sin duplicarlo si ya existe.
- Citar la siguiente revisión al salir de la consulta, ofreciéndole los huecos libres de su médico, o citarle en la agenda de pruebas.
- Gestionar sus próximas citas: consultarlas, confirmarlas, moverlas a otro día o anularlas. El programa comprueba que el profesional tiene turno, que el hueco está libre y que la fecha no ha pasado.
- Enseñar los profesionales de la clínica con su foto y sus especialidades, y los tipos de cita.
- Subir documentos a la ficha del paciente o a una cita, por ejemplo un consentimiento o un volante que el paciente entrega en el robot.
El recorrido del paciente, paso a paso
- Llega. Se acerca al robot de la entrada, sin hacer cola en el mostrador.
- Se identifica. Teclea su teléfono o su documento. El robot encuentra su cita y le dice la hora, el profesional y la sala.
- El médico lo ve en espera. En el momento en que se identifica, aparece «en espera» en la agenda del profesional.
- Sale con su próxima cita. Al terminar, el robot le ofrece los huecos libres de su médico y le reserva la revisión.
Ese último paso es el que más se nota en la agenda: la revisión se cita cuando el paciente todavía está en la clínica, en lugar de dejarlo para «ya llamaré».
Qué no hace, y por qué importa
El robot solo accede a la agenda y a los datos administrativos del paciente. Nunca a la historia clínica ni a la facturación. Cada clínica tiene sus propios usuarios de API, y el robot entra con una firma y recibe un token válido 24 horas. Los datos están alojados en Microsoft Azure, en la Unión Europea, con contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD. Puedes ver el detalle en la página de seguridad.
¿Robot o tótem?
Para el programa da igual. Un robot que se mueve y habla, un tótem fijo con pantalla táctil o una tableta en el mostrador pueden hacer las mismas operaciones si usan la API. La elección depende del espacio de la recepción, del tipo de paciente y del presupuesto de la clínica.
Cómo se pone en marcha
La clínica solo tiene que suscribir la API de DriCloud, desde Sistemas → Suscripción; queda activa en el momento. El robot o el tótem se contratan con su fabricante, que configura la conexión con los usuarios de API de la clínica. Tienes todos los detalles, también los técnicos para fabricantes, en nuestra página de robots y tótems de recepción.
