En muchas clínicas, la primera cola del día no está en la sala de espera: está en el mostrador. Pacientes que solo vienen a decir «ya he llegado», a preguntar la sala o a pedir la próxima cita. El registro de llegada automático, el check-in que ya usan aeropuertos y hoteles, resuelve justo esa parte.
Qué es el check-in automático en una clínica
Es un punto en la entrada (un tótem con pantalla, una tableta o un robot de recepción) donde el paciente se identifica él mismo y queda registrado como llegado en la agenda, sin pasar por el mostrador. Para que funcione de verdad tiene que estar conectado al programa de gestión de la clínica: si no lo está, alguien tiene que volver a apuntar la llegada a mano.
Cómo funciona con DriCloud
Con un tótem o un robot de recepción conectado a DriCloud, el proceso es este:
- El paciente se identifica con su teléfono o con su DNI, NIE o pasaporte.
- El sistema encuentra su cita del día y le confirma la hora, el profesional y la consulta o sala.
- La cita pasa a «llegado» y el profesional ve al paciente «en espera» en su agenda clínica al momento.
- Si el paciente es nuevo, se le puede dar de alta con su nombre, apellidos, teléfono y fecha de nacimiento, y el programa comprueba que no exista ya para no duplicarlo.
- Si trae un documento, como un volante o un consentimiento firmado, se puede subir a su ficha o a la cita.
Lo que gana la clínica
- Menos colas en el mostrador. Quien solo viene a registrar su llegada no espera detrás de quien tiene una consulta complicada.
- El médico sabe al instante quién ha llegado. Sin llamadas de la recepción a la consulta ni papeles que pasan de mano en mano.
- La recepción, para lo que necesita a una persona. Dudas sobre un tratamiento, un presupuesto o un paciente que necesita ayuda.
- Agendas más llenas. El mismo punto puede citar la siguiente revisión cuando el paciente sale, con los huecos libres de su médico.
Protección de datos: lo que hay que mirar
Un punto de autoservicio en la entrada maneja datos personales, así que conviene preguntar tres cosas a cualquier proveedor:
- ¿A qué datos accede? En DriCloud, el robot o el tótem solo acceden a la agenda y a los datos administrativos del paciente; nunca a la historia clínica ni a la facturación.
- ¿Cómo se autentica? Cada clínica tiene sus propios usuarios de API. El dispositivo entra con una firma y recibe un token válido 24 horas.
- ¿Dónde están los datos? En Microsoft Azure, en la Unión Europea, con contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.
También es buena práctica que la pantalla no muestre datos de otros pacientes y que la sesión de cada paciente se cierre al terminar. Eso depende de cómo el fabricante diseñe la aplicación del tótem o del robot.
Qué necesita la clínica
Suscribir la API de DriCloud, desde Sistemas → Suscripción, y el dispositivo de un fabricante que la use. El resto del proceso, las operaciones disponibles y la información para fabricantes están en nuestra página de robots y tótems de recepción.
