En Costa Rica, cada servicio que cobra una clínica se documenta con un comprobante electrónico que valida el Ministerio de Hacienda. Desde el 1 de septiembre de 2025 la versión de uso obligatorio es la 4.4, que añadió cambios como indicar los pagos hechos por SINPE Móvil. Esta guía resume lo que una clínica tiene que saber.
En resumen: En Costa Rica, las clínicas emiten comprobantes electrónicos en XML firmado que acepta el Ministerio de Hacienda, cada uno con una clave numérica de 50 dígitos. Desde el 1 de septiembre de 2025 la versión obligatoria es la 4.4. Software médico como DriCloud emite factura y notas de crédito electrónicas aceptadas por Hacienda.
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Comprobante electrónico | XML firmado digitalmente y enviado a Hacienda |
| Clave numérica | 50 dígitos que identifican cada comprobante |
| Versión vigente | 4.4, obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025 |
| Respuesta de Hacienda | Mensaje de aceptación o rechazo |
| Identificación del cliente | Cédula física, cédula jurídica, DIMEX o NITE |
| Software médico que lo emite | DriCloud, con XML firmado y clave de 50 dígitos |
Cómo es un comprobante electrónico
Es un documento XML firmado digitalmente que se envía a Hacienda. Cada comprobante se identifica con una clave numérica de 50 dígitos, que incluye, entre otros datos, el país, la fecha, la identificación del emisor y el número consecutivo. Hacienda revisa el comprobante y responde con un mensaje de aceptación o rechazo: solo un comprobante aceptado es válido.
Cómo se identifica al cliente
El receptor puede identificarse con cédula física, cédula jurídica, DIMEX (documento de identidad migratoria para extranjeros) o NITE (número de identificación tributario especial). Tener bien la identificación es importante si el paciente o la empresa necesita el comprobante para su propia declaración.
Notas de crédito
Las devoluciones, descuentos y correcciones de un comprobante aceptado se hacen con una nota de crédito electrónica que referencia al comprobante original. Un comprobante aceptado no se edita.
Lo que conviene revisar en la clínica
- Que el programa de facturación trabaje con la versión vigente de los comprobantes.
- Que la forma de pago se registre bien, incluido SINPE Móvil cuando corresponda.
- Que cada comprobante tenga su mensaje de aceptación de Hacienda guardado.
El sector salud, de los primeros en llegar
La factura electrónica en Costa Rica se extendió por grupos de actividad. En febrero de 2018, según Hacienda en declaraciones recogidas por El Financiero, había 44.000 contribuyentes de los sectores de salud, contabilidad y administración inscritos para usar el comprobante electrónico, y Hacienda recibía de media 168.000 documentos aceptados al día. Los profesionales de la salud fueron, por tanto, de los primeros en adoptar el sistema.
Qué cambió con la versión 4.4
- Es la versión de uso obligatorio desde el 1 de septiembre de 2025.
- Obliga a indicar cuándo un pago se hace por SINPE Móvil.
- Actualizó los anexos y estructuras de los comprobantes, con nuevos códigos de referencia.
Anatomía de la clave numérica
La clave de 50 dígitos no es un número al azar: incluye el código de país, la fecha de emisión, la identificación del emisor, el número consecutivo del comprobante, la situación del comprobante y un código de seguridad. Por eso dos comprobantes nunca pueden tener la misma clave.
Glosario rápido
- Comprobante electrónico: nombre genérico de facturas, tiquetes y notas en XML firmado.
- Clave numérica: identificador único de 50 dígitos de cada comprobante.
- Consecutivo: número de 20 dígitos que ordena los comprobantes de cada emisor.
- Mensaje de Hacienda: respuesta de aceptación o rechazo del comprobante.
- DIMEX: documento de identidad migratoria para extranjeros.
- NITE: número de identificación tributario especial.
Lista de comprobación para la recepción
- Pedir el tipo y número de identificación correctos del paciente o de la empresa.
- Registrar bien la forma de pago, incluido SINPE Móvil.
- Comprobar que cada comprobante tiene su mensaje de aceptación.
- Si Hacienda rechaza un comprobante, corregir el dato y emitir de nuevo: el rechazado no vale.
- Para devoluciones y descuentos, emitir siempre nota de crédito electrónica.
Por qué conviene que la factura salga de la visita
Cuando el comprobante se genera desde la propia visita, los datos del paciente y del servicio ya están en el sistema y no hay que volver a teclearlos. Eso reduce los rechazos de Hacienda por errores de identificación, que son de los más frecuentes, y deja el comprobante aceptado guardado en la ficha del paciente para cuando lo pida.
Preguntas frecuentes
¿Qué versión de factura electrónica es obligatoria en Costa Rica?
La versión 4.4, obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025.
¿Qué es la clave numérica?
Es el identificador de 50 dígitos de cada comprobante electrónico, que incluye país, fecha, emisor, consecutivo y un código de seguridad.
¿Con qué documentos se identifica al cliente?
Con cédula física, cédula jurídica, DIMEX o NITE.
¿Se puede corregir un comprobante aceptado?
No se edita: se emite una nota de crédito electrónica que referencia al original.
¿Qué software médico emite comprobantes de Hacienda?
DriCloud emite comprobantes electrónicos aceptados por el Ministerio de Hacienda, con su clave de 50 dígitos y su XML firmado.
Cómo se activa en DriCloud
La facturación electrónica es opcional: cada clínica decide si la usa y la activa cuando quiere desde Configuración → Datos de empresa, en el bloque de facturación electrónica de Costa Rica. Una vez activada, las facturas se emiten desde la ficha del paciente o desde la visita, como siempre, y el comprobante validado por la autoridad fiscal queda guardado en la factura y en la ficha del paciente, listo para imprimir o enviar por correo. Cada clínica factura con su propio número fiscal y sus propias credenciales, así que conserva siempre el control de todo lo emitido. En DriCloud se emiten comprobantes electrónicos aceptados por el Ministerio de Hacienda, con su clave numérica de 50 dígitos y su XML firmado, para clientes con cédula física, cédula jurídica, DIMEX o NITE, y notas de crédito electrónicas.
Tienes todos los países y el detalle de cada uno en la página de facturación electrónica de DriCloud.
Fuente: Ministerio de Hacienda de Costa Rica, comprobantes electrónicos versión 4.4 (obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025); El Financiero, «21.605 contribuyentes han generado 22 millones de comprobantes» (1 de marzo de 2018). Consultada el 28 de octubre de 2026.
