Invertir en un software médico en la nube es un paso necesario para prepararse ante el futuro de cualquier clínica privada o consulta médica. La Historia Clínica Electrónica (HCE) ha evolucionado mucho. Hoy en día, el software en la nube es una herramienta de gestión útil y valiosa que ha llegado para quedarse.
Aunque muchos hospitales y clínicas todavía tienen reservas y se muestran algo escépticos a la hora de utilizar sistemas de gestión clínica en la nube, se trata de un modelo que cada vez se implanta en un mayor número de centros médicos. Hay que destacar que la nube se presenta como una gran solución, rentable, práctica y sólida, que ofrece una elevada seguridad y flexibilidad a sus usuarios.
Por este motivo, apostar por un software de Cloud Computing para clínicas es una decisión acertada que puede aportar grandes beneficios a la hora de gestionar una clínica.
¿Cuál es la mejor manera de prepararse para implantar un sistema de HCE ( Historia Clínica Electrónica ) en la nube? Aquí tienes 5 pasos esenciales para garantizar el éxito desde el inicio de la implantación.
Paso 1. Extraer la información del antiguo servidor de la clínica
El primer paso que debes tener en cuenta es la extracción de los datos médicos de tu antiguo servidor, además de realizar una copia de seguridad adicional de estos datos. Si tu objetivo es implantar un software médico en la nube, es fundamental que prepares previamente los datos históricos para una correcta migración. Algo que, por desgracia, no siempre será posible, ya que no todos los programas de historia clínica permiten extraer los datos de forma ordenada. Conocer el entorno tecnológico del ámbito sanitario te facilitará optimizar la interacción con los sistemas que se van a implantar.
Por este motivo, antes de contratar un nuevo programa de gestión clínica, es imprescindible preguntar al nuevo proveedor si será posible extraer la información introducida de los pacientes, por si algún día queremos trasladarla a otro programa, en caso de que no estemos contentos con el que vamos a contratar o de que se quede obsoleto.
Aquí te recomendamos que la extracción de datos pueda realizarla la propia clínica, sin intervención del proveedor, tantas veces como se desee y sin coste alguno. Y que esos datos puedan descargarse en el ordenador de la clínica.
Paso 2. Averigua cuáles son tus necesidades de HCE
Cada sistema de HCE ofrece funciones, aplicaciones e infraestructuras diferentes, por lo que es importante determinar las necesidades específicas de tu negocio o clínica. Una vez identificadas, podrás elegir el sistema de gestión clínica en la nube que mejor se adapte a ti.
Es fundamental que los profesionales sanitarios sepan de antemano cuáles son sus necesidades concretas para conseguir un sistema de HCE personalizado. Cuanto más detallada sea la información que reciba el proveedor del sistema, mejor y más completa será la opción elegida para cada usuario o profesional sanitario. Aunque estos sistemas se acercan mucho a satisfacer las necesidades de cada usuario, hay que señalar que en determinados ámbitos aportar más información puede ser vital para que se adapte al 100% al usuario.
Paso 3. Piensa en la seguridad como un aspecto esencial
Es normal que, al plantearse implantar un software médico, la seguridad se convierta en uno de los principales motivos de preocupación. A día de hoy, no cabe duda de que la Historia Clínica Electrónica alojada en la nube proporciona una alta seguridad a usuarios y pacientes, ofreciendo incluso mayor seguridad que los tradicionales registros en papel y los alojados en servidores locales dentro de la clínica.
Los centros médicos que quieran implantar un software de gestión clínica en la nube solo deben confiar en aquellos proveedores que ofrezcan niveles de seguridad muy altos, sólidos y robustos, sin descuidar aspectos de seguridad tan fundamentales como el cifrado de los datos, tanto en la transmisión como en el almacenamiento, la realización de auditorías de seguridad, las copias de seguridad diarias, etc.
Paso 4. Formar a los usuarios en el nuevo software médico
De nada servirá implantar un software para clínicas si sus usuarios no están formados para hacer un uso correcto y óptimo del mismo. Por ello, formar a los profesionales que van a utilizar este sistema es un paso fundamental para garantizar la plena satisfacción de pacientes y profesionales sanitarios. Esta formación debe ser gratuita e ilimitada, para evitar incurrir en gastos con los que no se contaba en el momento de la contratación.
Cuando los usuarios conocen el funcionamiento de este tipo de sistemas, pueden trabajar con mucha más rapidez y eficacia y, por tanto, ser más eficientes. Además, cuando los usuarios están plenamente formados y preparados para su uso, sabrán en todo momento cómo llevar a cabo todas y cada una de las acciones específicas para evitar que la seguridad se vea comprometida, ya sea por amenazas internas o externas.
Paso 5. Actualizaciones y mantenimiento del software médico
En los tiempos que corren, disponer de un software médico para gestionar una clínica no es suficiente, ya que es necesario realizar las actualizaciones pertinentes y llevar a cabo un mantenimiento adecuado del sistema; solo así podrás garantizar su funcionamiento correcto, sencillo y óptimo.
Es vital tener en cuenta que todos los programas de gestión clínica requieren mantenimiento para funcionar correctamente. Basta con descuidar el mantenimiento o una actualización para que el sistema sea vulnerable en materia de seguridad y no cumpla la política de privacidad de datos. El mantenimiento periódico es un paso importante que no debe descuidarse en ningún momento. Aquí es donde el software en la nube supera a otros programas instalados en servidores locales dentro de la clínica, y es que el mantenimiento diario, las copias de seguridad diarias, la seguridad informática y las actualizaciones se realizan de forma remota, sin intervención del cliente. Por tanto, los clientes no tienen que preocuparse de estas cuestiones importantes y técnicas, y pueden centrarse únicamente en sus pacientes.
No cabe duda de que el software de historia clínica en la nube acabará imponiéndose en el ámbito de la gestión clínica y sanitaria.
