La inversión en un software médico en la Nube es un paso necesario para las clínicas o médicos de la asistencia privada. La Historia Clínica Electrónica (HCE) ha evolucionado mucho. Actualmente, aquellos basados en la Nube son una útil y valiosa herramienta de gestión que ha llegado para quedarse.
A pesar de que aún siguen siendo muchos los hospitales y clínicas, los que sienten reparos y cierto escepticismo en el uso de los sistemas de gestión clínica en la nube, se trata un modelo que cada vez se está implementando en mayor número de centros médicos. Y es que hay que destacar que la Nube se presenta como una gran solución, rentable, práctica y sólida, que brinda una alta seguridad y flexibilidad a sus usuarios.
Es por este motivo que apostar por un software para clínicas tipo Cloud Computing, es una decisión acertada que puede aportar grandes beneficios a la hora de gestionar una clínica.
¿Cuál es la mejor manera de prepararse para implantar un sistema de HCE (Historia Clínica Electrónica) que esté basado en la Nube? A continuación se proponen 5 pasos esenciales para tener éxito desde el principio de la implantación.
Paso 1. Extraer la información del antiguo servidor de la clínica
El primer paso a tener en cuenta es la extracción de los datos médicos de tu antiguo servidor, además de hacer un backup adicional de estos datos. Si tu objetivo es implantar un software médico en la nube es esencial que previamente prepares los datos históricos para una correcta migración. Algo que desafortunadamente, no siempre va a ser posible, puesto que no todos los programas de historia clínica permiten extraer los datos de forma ordenada. Comprender el entorno tecnológico en el ámbito sanitario te facilitará optimizar la interacción con los sistemas que se vayan a implementar.
Por este motivo, antes de contratar un nuevo programa de gestión clínica, es primordial preguntar al nuevo proveedor si será posible extraer la información introducida de los pacientes, por si algún día quisieramos llevarla a otro programa, en caso de no estar contentos con el que vamos a contratar o este se queda obsoleto.
Aquí recomendamos que la extracción de datos la pueda realizar la propia clínica, sin contar con intervención del proveedor, tantas veces como quiera y sin coste alguno. Y que estos datos se puedan descargar al ordenador de la clínica.
Paso 2. Descubrir cuáles son tus necesidades de HCE – Historia Clínica Electrónica
Cada sistema de HCE ofrece unas funciones, aplicaciones e infraestructura, por ello resulta importante determinar cuáles son las necesidades concretas de tu actividad o clínica, y una vez detectes tus necesidades concretas podrás elegir el sistema de gestión clínica en la nube que más se adapte a lo que realmente necesitas.
Resulta clave que los profesionales sanitarios conozcan previamente cuáles son sus necesidades concretas para lograr un sistema de HCE personalizado. Cuanto más detallada resulte la información que reciba el proveedor del sistema, mejor y más completa será la opción elegida para cada usuario o profesional sanitario. Y es que pesar que estos sistemas se acercan mucho a satisfacer las necesidades de cada usuario, hay que mencionar que en determinadas áreas la aportación de mayor información puede resulta vital para que se adapte al 100% al usuario.
Paso 3. Pensar en la seguridad como aspecto esencial
Es normal que a la hora de pensar en implementar un software médico, la seguridad se convierta en uno de los principales puntos de preocupación. Actualmente, no cabe duda que la Historia Clínica Electrónica que se aloja en la Nube, aporta una elevada seguridad a los usuarios y pacientes de los mismos, ofreciendo incluso mayor seguridad que los tradicionales registros en papel y los registros que se alojan en servidores locales dentro de la clínica.
Los centros médicos que busquen implementar un software de gestión clínica en la nube deben confiar únicamente en aquellos proveedores que ofrezcan niveles de seguridad muy altos, sólidos y robustos, sin dejar de lado aspectos de la seguridad tan fundamentales como el cifrado de datos, tanto en la transmisión como en el almacenamiento, la realización de auditorias de seguridad, copias de seguridad diarias, etc.
Paso 4. Formación a los usuarios en el nuevo software médico
Resultará inútil implementar un software para clínicas si los usuarios del mismo no están capacitados para realizar un uso correcto y óptimo del mismo. Es por este motivo que formar a los profesionales que harán uso de este sistema es un paso fundamental para garantizar la plena satisfacción de pacientes y profesionales sanitarios. Esta formación debe ser gratuita e ilimitada, para evitar incurrir en gastos con los que no se contaba en el momento de la contratación.
Cuando el usuario conoce cómo funciona este tipo de sistemas puede operar de forma mucho más rápida y efectiva y, por lo tanto, ser más eficiente. Además, cuando los usuarios están perfectamente formados y preparados para su utilización, sabrán en todo momento cómo realizar todas y cada una de las acciones concretas para evitar que la seguridad se vea afectada, ya sea por amenazas internas o externas.
Paso 5. Actualizaciones y mantenimiento del software médico
En los tiempos que corren, contar con un software médico para gestionar una clínica no resulta suficiente, ya que es preciso que se realicen las actualizaciones necesarias y se lleve a cabo un correcto mantenimiento del sistema, y es que solamente de este modo te podrás asegurar un correcto, sencillo y óptimo funcionamiento del mismo.
Es vital tener en consideración que todos los programas de gestión clínica, precisan de un mantenimiento que permita un funcionamiento adecuado. Sólo es necesario un descuido en el mantenimiento o en una actualización para que el sistema pueda ser vulnerable en materia de seguridad y no cumpla con la política de privacidad de datos. Un mantenimiento periódico es un paso importante que no debe descuidarse en ningún momento. En este aspecto es donde un software en la nube gana a los demás software instalados en servidores locales dentro de una clínica, y es que tanto el mantenimiento diario, las copias de seguridad diariarias, la seguridad informática y las actualizaciones se realizan de forma remota, sin intervención del cliente. Por tanto, los clientes se despreocupan de estas cuestiones tan importantes y técnicas, para sólo dedicarse a sus pacientes.
No cabe duda alguna que los programas de historia clínica en la nube terminarán por imponerse en el ámbito de la gestión clínica y sanitaria.